Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás

Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás

Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás

Mivel 2016 január 1. után várhatóan jelentős adóhatósági érdeklődés fog mutatkozni e témában, ezért a felkészülést elősegítendő készítettük az alábbi összeállítást. Mely a 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet fontosabb idevágó rendelkezései mellett tartalmazza a digitális archiválásról szóló GKM rendelet hivatkozott szabályait valamint az adóhatóság által eddig kiadott Adózási Kérdéseket is. További segítséget jelenthet az NGM rendelet 2.sz melléklete valamint a NAV által kiadott GYIK.

23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet

a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről

11/A. § A számlázó programnak olyan önálló, de a programba beépített, „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióval kell rendelkeznie, amelynek elindításával adatexport végezhető

a) a kezdő és záró dátum (év, hónap, nap) megadásával meghatározható időszakban kibocsátott, illetve

b) a kezdő és a záró számlasorszám megadásával meghatározható sorszámtartományba tartozó számlákra.

17. § (1) A számlázó programmal előállított és papírra nyomtatott számla, valamint a számítógéppel előállított és papírra nyomtatott nyugta kibocsátónál maradó példánya – papírra nyomtatás helyett – elektronikus adatállományként is megőrizhető, feltéve, hogy a megőrzés a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet rendelkezései szerint, annak 3. § a) vagy b) pontjában meghatározott mód valamelyikeként történik.

9. Számla és nyugta ellenőrzése

18. § (1) Az elektronikus formában megőrzött számla és nyugta ellenőrzése során az adóalany köteles az adóhatóság részére

a) a helyszínen biztosítani a számla és a nyugta olvashatóságához szükséges technikai eszközöket,

b) rendelkezésre bocsátani az a) pontban említett eszközök használatára vonatkozó dokumentációt, továbbá

c) megadni az a) pontban említett eszközök használatához szükséges felvilágosítást.

(2) Az elektronikus formában megőrzött számla és nyugta ellenőrzése során az adóalany köteles az adóhatóság részére elektronikus kimenetet, és az adatok külső adathordozóra történő archiválását biztosítani.

19. § Adóhatósági ellenőrzés céljából az adóalany az xml formátumban megőrzött számla adatait a 2. melléklet szerint és a 3. mellékletben meghatározott adatszerkezetben, az egyéb elektronikus formában megőrzött számla esetében a 2. melléklet szerint és a 3. mellékletben meghatározott adatszerkezetben, vagy pdf formátumban köteles rendelkezésre bocsátani.

114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet

a digitális archiválás szabályairól

2. § (1) A megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen.

(2) A megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentumok értelmezhetősége (olvashatósága) – a dokumentumok megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával – a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon.

3. § A megőrzés az alábbi módokon végezhető, amennyiben ennek során teljesítik a 2. §-ban foglalt követelményeket:

a) az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben (a továbbiakban: Eat.) meghatározott legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum 4. § szerinti megőrzésével,

b) az 5. §-ban meghatározott zárt rendszer alkalmazásával,

5. § (1) Amennyiben az elektronikus dokumentumot nem látták el legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással, vagy az elektronikus adatcsere rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus dokumentum megőrzése nem a 6. § szerint történik, akkor az elektronikus dokumentum megőrzésére olyan rendszer használható, amelyről akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány igazolja, hogy megfelel a 2. § (1) bekezdésében foglalt követelményeknek (megőrzés zárt rendszer alkalmazásával).

(2) Az akkreditált tanúsító szervezet az (1) bekezdés szerinti tanúsítványt külső, független vizsgáló laboratórium által kiadott értékelési jelentés alapul vételével, valamely – informatikai termékek és rendszerek technológiai biztonsági értékelési követelményeit tartalmazó – szabvány vagy nyilvános műszaki követelményrendszer előírásainak való megfelelés alapján állítja ki.

2015/71. Adózási kérdés

számlázó programokkal szembeni követelmények változása 2016. január 1-jétől

[23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet (a továbbiakban: Rendelet) 11/A. §]

A 2/2015. (II. 3.) NGM rendelettel módosított, a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet (a továbbiakban: Rendelet) 11/A. §-a alapján 2016. január 1-jétől minden számlázó programnak rendelkeznie kell egy olyan önálló, de a programba beépített, „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióval, amelynek elindításával adatexport[1] végezhető

- a kezdő és záró dátum (év, hónap, nap) megadásával meghatározható időszakban kibocsátott számlákra, illetve

- a kezdő és a záró számlasorszám megadásával meghatározható sorszámtartományba tartozó számlákra.

A hivatkozott, számlázó programokra vonatkozó – 2016. január 1-jétől hatályos – előírás abban az esetben is alkalmazandó, ha az adóalany a számlázó programmal előállított és papírra nyomtatott számlái tekintetében nem él – a Rendelet 17. § (1) bekezdése szerint teljesíthető[2] – elektronikus adatállományként való megőrzés lehetőségével. Ennek megfelelően az adóhatóság ellenőrzése során a számlakibocsátásra kötelezett adóalanynak, az általa használt számlázó programmal – a 2016. január 1-jén, illetve azt követően – kibocsátott számlák adatait a Rendelet 2. melléklete szerint és a Rendelet 3. mellékletében meghatározott adatszerkezetben kell tudnia az adóhatóság rendelkezésére bocsátani, függetlenül attól, hogy azt milyen formában (papíron vagy elektronikus formában) őrizte meg.

Hangsúlyozandó, hogy a Rendelet ezen szabálya és – az ugyancsak adóhatósági ellenőrzés céljából történő adatátadást szabályozó – 19. §-a[3] nem ugyanarra a bizonylati körre vonatkozik. Utóbbi rendelkezés a számlázó programmal előállított számlák mellett alkalmazandó az adóalany nyomtatvány felhasználásával kibocsátott és elektronikusan megőrzött számláira és az adóalany által befogadott elektronikus számlákra, valamint az adóalany olyan papír alapú, befogadott számláira is, amelyeket elektronikusan őriz. Az ellenőrzött adóalany által befogadott és elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzés céljából történő rendelkezésre bocsátására vonatkozó előírások alapján elfogadható, ha a kizárólag képi információként tárolt számlákat az adózó pdf formátumban bocsátja rendelkezésre. Az ellenőrzött adóalany által befogadott, kizárólag papír alapon megőrzött számlákat – amennyiben a papír alapon történő tárolás a jogszabályi előírásoknak megfelel – az adóalanynak nem kötelező elektronikusan rendelkezésre bocsátania.

[NAV Ügyfélkapcsolati és Tájékoztatási Főosztály 2216921638 – NGM Fogyasztási és Forgalmi Adók Főosztály NGM/34986/2015.; AVÉ 2015/

2015/54. Adózási kérdés

a számlázó programok „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” funkciója

[23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 11/A. §-a]

A számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet (továbbiakban: Rendelet) 2016. január 1-jétől hatályos 11/A. §-a értelmében a számlázó programnak olyan önálló, de a programba beépített, „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióval kell rendelkeznie, amelynek elindításával adatexport végezhető

a) a kezdő és záró dátum (év, hónap, nap) megadásával meghatározható időszakban kibocsátott, illetve

b) a kezdő és a záró számlasorszám megadásával meghatározható sorszámtartományba tartozó számlákra.

A Rendelet 2. § 5. pontja értelmében e jogszabály alkalmazásában adatexport az adóalany által elektronikus adathordozón tárolt adatoknak az adóhatóság rendelkezésére bocsátása a Rendelet 2. melléklete szerint és a 3. mellékletében meghatározott adatszerkezetben.

A hivatkozott előírások alapján 2016. január 1-jétől a számlázó programnak „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióval kell rendelkeznie. E funkciónak a Rendelet megfogalmazása értelmében egyrészt önállóan működőnek, másrészt a számlázó programba beépítettnek kell lennie, ettől eltérni nem lehet. Megjegyzendő ugyanakkor, hogy a többfunkciós, moduláris felépítésű szoftverek „határainak” kijelölése a fejlesztő döntése. Nem kifogásolható, ha egy szoftver az adatexportot az adott rendszer egyes komponenseinek egymás után vagy egymással párhuzamosan történő használatának eredményeképpen hajtja végre.

A Rendeletben meghatározott valamennyi kötelezettség kiterjed minden olyan számlázó programra, amellyel olyan számlát állítanak ki, amelyre az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 158/A. §-a alapján a belföldi szabályok az irányadóak, abban az esetben is, ha csak áfaregisztrált adóalanyról van szó, illetve, ha ez utóbbi ideiglenesen nem folytat belföldön adóköteles ügyletet. Nem terjed ki ugyanakkor a Rendeletben meghatározott kötelezettség a Rendelet 1/A. §-a értelmében arra az adóalanyra, aki (amely) belföldön nem regisztrált, mivel az ún. egyablakos rendszeren keresztül teljesíti a belföldi áfafizetési kötelezettségét.

A Rendelet 10. § (1)-(3) bekezdéseinek megfelelően a számlázó program fejlesztője által készített felhasználói dokumentációnak tartalmaznia kell a számlázó program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást és a számlázó program valamennyi funkciójának ismertetését, továbbá a számlázó program funkcióinak módosítása esetén az értékesítő, rendelkezésre bocsátó köteles gondoskodni arról, hogy a vevő, felhasználó rendelkezésére álljon a dokumentáció funkciómódosítást leíró kiegészítése, módosítása. Ennek megfelelően a felhasználói dokumentációnak a számlázó program valamennyi funkciójának működését ismertetni kell, ideértve az „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” funkciót is. Így abban az esetben, ha a már használatba vett számlázó programban az „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” funkció, mint módosítás kerül megvalósításra, akkor a felhasználói dokumentáció kiegészítendő, illetve módosítandó.

A Rendelet 10. § (2) és (5) bekezdése értelmében a dokumentáció kiegészítését, illetve módosítását abban az esetben is el kell végezni, ha az adóalany saját fejlesztésű programot használ.

Az adózónál a számlázó program „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” funkciójának alkalmazásával megvalósuló adatexportra csak eseti jelleggel, adóhatósági ellenőrzés keretében kerül sor. Az adatszolgáltatás Rendelet szerinti, megfelelő tartalommal és szerkezetben történő teljesítése azon ellenőrzött adóalany felelőssége, akinek (amelynek) a nevében a számlát kiállítják. Megjegyzendő ugyanakkor, hogy az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 172. § (1) bekezdés h) pontja értelmében az adózó mulasztási bírsággal sújtható, ha a külön jogszabályban meghatározott feltételek megsértésével állít elő és/vagy hoz forgalomba nyomtatványt, számlázó programot. Amennyiben tehát a számlázó program nem felel meg a Rendelet követelményeinek – így például nem rendelkezik „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” funkcióval -, úgy a számlázó programot előállító, forgalmazó adózó felelőssége is felmerülhet.

Az adatszolgáltatást a számlázó program alkalmazásával kiállított számlák (ideértve a módosító és az érvénytelenítő számlákat is) tekintetében kell teljesíteni. A szolgáltatandó adatok köre nem bővebb az előállított számlákon ténylegesen feltüntetett adatoknál.

A Rendelet 3. melléklete szerinti XSD séma azt az egységes adatszerkezetet határozza meg, amelyben a kiállított számlákban szerepeltetett adatok az adatexport során szolgáltatandóak. A séma úgy lett kialakítva, hogy az – lehetőség szerint – az adózó által a számlán szerepeltetett valamennyi lehetséges adatot tartalmazza.

A gyakorlat bizonyos esetekben megköveteli – például akkor, ha az exportált adatállomány rendkívül nagyméretű – a Rendelet pedig kifejezetten nem tiltja, hogy az „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” több fájlra darabolja a szolgáltatandó adatokat. Az adatszolgáltatásra kötelezett adózó felelőssége, hogy a részletekben végrehajtott adatszolgáltatás teljes körű legyen és megfeleljen az előírásoknak.

A 2016. január 1-jét megelőzően kiállított számlák tekintetében a számlázó programnak nem kötelező az adatexportot biztosítani. Ezzel együtt a 2016. január 1-jén vagy azt követően kiállított, de egy korábbi számlát módosító, érvénytelenítő számla vonatkozásában az adatexportot már biztosítani kell.

Természetesen az adózó dönthet úgy, hogy a 2016. január 1-jét megelőzően kiállított számlák esetében is biztosítja az „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” funkció használatával történő adatexportot.

[NGM Fogyasztási és Forgalmi Adók Főosztály 25.781/2015 - NAV Ügyfélkapcsolati és Tájékoztatási Főosztály 3158724291/2015.; AVÉ 2015/10.]

 


[1] A Rendelet 2. § 5. pontja értelmében adatexportnak minősül az adóalany által elektronikus adathordozón tárolt adatoknak az adóhatóság rendelkezésére bocsátása a Rendelet 2. melléklete szerint és a 3. mellékletben meghatározott adatszerkezetben.

[2] A Rendelet 17. § (1) bekezdése értelmében a számlázó programmal előállított és papírra nyomtatott számla, valamint a számítógéppel előállított és papírra nyomtatott nyugta kibocsátónál maradó példánya – papírra nyomtatás helyett – elektronikus adatállományként is megőrizhető, feltéve, hogy a megőrzés a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet rendelkezései szerint, annak 3. § a) vagy b) pontjában meghatározott mód valamelyikeként történik.

[3] A Rendelet 19. §-a értelmében az adóhatósági ellenőrzés céljából az adóalany az xml formátumban megőrzött számla adatait a 2. melléklet szerint és a 3. mellékletben meghatározott adatszerkezetben az egyéb elektronikus formában megőrzött számla esetében a 2. melléklet szerint és a 3. mellékletben meghatározott adatszerkezetben, vagy pdf formátumban köteles rendelkezésre bocsátani.