Bizonylatok hitelessége
A 2000. évi C törvény meghatározása szerint Számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) – függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását (nyilvántartását) támasztja alá.
A napi gyakorlatban az egyik leggyakrabban használt számviteli bizonylat a számla. Így erre a bizonylatfajtára is érvényes a számviteli bizonylatokkal kapcsolatban támasztott általános követelmény, mely szerint ezek adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A számla kötelező adat tartalmára tekintettel ez a követelmény fennáll többek között a számla sorszáma, az eladó neve, címe, adószáma, a nyújtott szolgáltatás vagy értékesített termék megjelölése tekintetében is. Nem tekinthető sem alakilag, sem tartalmilag hitelesnek és megbízhatónak az a számla, melynek ezek az adatai nem helytállóak. Ez lehet a helyzet, például, ha a beszerzéseinket igazoló nyomdai úton előállított számla sorszáma nem szerepel az állami adóhatóság által a kijelölt sorszámtartományokat nyomtatvány-előállítónkénti és nyomtatvány fajtánkénti bontásban tartalmazó nyilvántartásban. Ez esetben a számla adóigazgatási azonosításra alkalmatlan. S mint ilyen nem megfelelő számviteli nyilvántartásaink és bevallásaink alátámasztására.
Kételyt támaszthat a számlák hitelességével szemben, ha azokat kibocsátójuk olyan szolgáltatásairól állította ki, melyek nem szerepelnek az érintett vállalkozás adóhatóság által nyilvántartott tevékenységi körei között. Szintén alkalmatlan a benne foglalt gazdasági esemény hitelt érdemlő alátámasztására az a számla, amelyen az eladóként feltüntetett vállalkozás nem létezik, adószáma nem szerepel az adózók nyilvántartásában. Nem kevés problémát okozhat az is, ha az értékesítő vállalkozás létezik ugyan, de nem szerepel az adóhatóság áfa alanyokról vezetett nyilvántartásában. Ezekben az esetekben, hogy csak a leggyakoribb problémát említsük nem valósul meg az adólevonási jog gyakorlásának tárgyi feltétele, nem áll a rendelkezésre az adóalany nevére szóló, az ügylet teljesítését tanúsító számla. Lévén, hogy a felsorolt hiányosságokkal bíró számlák, fizikai létezésük ellenére sem tekinthetők alakilag, tartalmilag hitelesnek. Így az ügylet teljesítésének tanúsítására alkalmatlanok.
Ezekre a bizonylatokra adóellenőrzés esetén sikerrel megvédhető levonási jogot alapítani nem lehet. Ha mégis felhasználásra kerülnek az adóellenőrzés során megállapított jogosulatlan igénylés vagy adóhiány mellett számíthatunk adóbírság megállapítására is. Ennek mértéke az adóhiány 50%-a. Ha nem tudjuk bizonyítani, hogy az adott helyzetben az elvárható körültekintéssel jártunk el, nem számíthatunk az adóbírság mérséklésére sem.
Az elvárható körültekintést ez esetben az igazolhatja, ha dokumentálni tudjuk, hogy a könyvelésünket, bevallásainkat megalapozó bizonylatok alaki és tartalmi szempontból az elérhető nyilvántartások alapján ellenőriztük és az elérhető adatok alapján nem merült fel kétely azok hitelességével szemben. Ez kétségtelen többlet feladatot és költséget jelent, de ez a ráfordítás messze elmarad az adóhiány illetve adóbírság okozta veszteségek mellett.