Munkaügyi iratok megőrzési kötelezettsége

munkaügyi iratok megőrzése 2019, nyilvántartásra kötelezettek, foglalkoztató

Az eddigi szabályozás nem rendelkezett egyértelműen a munkaügyi iratok őrzésének az általános őrzési kötelezettséget meghaladó tartamáról illetve az esetleges mulasztása szankciójáról. Csak  áttételesen a  köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény alapján volt  levezethető a munkaügyi iratok megőrzésének kötelezettsége, de ennek elmulasztásához ténylegesen nem fűződött szankció.

Ezen a helyzeten változtat az 1997. évi LXXXI tv. 2018. december 23-tól hatályos   99/A §-a.

1997. évi LXXXI. tv. 99/A. §

1997. évi LXXXI. tv. 99/A. § *  (1) A Tbj. 44. § (1) bekezdése szerinti nyilvántartásra kötelezett a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni.

(2) A nyilvántartásra kötelezett jogutód nélküli megszűnése esetén köteles bejelenteni az (1) bekezdés szerinti munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek.

(3) A (2) bekezdés szerinti bejelentéssel egyidejűleg a nyilvántartásra kötelezett képviselője, illetve a felszámoló, végelszámoló köteles a 2010. január 1-jét megelőző időszakra vonatkozóan adatszolgáltatást teljesíteni, ha arra korábban nem került sor.

 

Az új rendelkezés szerint a biztosítottak, volt biztosítottak biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatokat tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni. A megőrzési idő egy kevésbé koros biztosított esetén akár több tíz év is lehet.

Kikre terjed ki a munkaügyi iratok megőrzési kötelezettsége? A törvény szövege szerint a kötelezettség az 1997. évi LXXX tv. 44.§ (1) bekezdésében meghatározott nyilvántartásra kötelezetteket terheli.

Nyilvántartásra kötelezettek
1997. évi LXXX tv 44. § *  (1) *  A 4. § szerinti foglalkoztató, az egyéni vállalkozó, az őstermelő, valamint az 56/A. § szerinti munkavállaló, foglalkoztatott (a továbbiakban együtt: nyilvántartásra kötelezett) kötelesek a jogszabályban meghatározott nyilvántartás vezetésére és az Art.-ban meghatározott adatokról a bevallásukban adatszolgáltatás teljesítésére.

A nyilvántartásra kötelezettek körébe tartozó foglalkoztató fogalmát az 1197. LXXX tv 4.§ a.) pontja határozza meg.

Foglalkoztató

1997. évi LXXX tv 4. §  a)

 Foglalkoztató:  

1. *  bármely jogi és természetes személy, egyéni vállalkozó, egyéb szervezet, költségvetés alapján gazdálkodó szerv, bármely személyi egyesülés, ha biztosítottat foglalkoztat,

2. *  a szakképzésről szóló törvényben meghatározott tanulószerződés alapján szakképző iskolai tanulmányokat folytató tanuló esetén a tanulószerződés megkötésére jogosult szervezet,

3. társas vállalkozó esetén a társas vállalkozás,

4. *  az álláskeresési járadékban, keresetpótló juttatásban, vállalkozói járadékban, valamint munkanélküli-járadékban, álláskeresést ösztönző juttatásban, nyugdíj előtti álláskeresési segélyben (a továbbiakban együtt: álláskeresési támogatás) részesülő, biztosítottnak minősülő személy esetén az ellátást folyósító szerv,

5. *  a gyermekgondozást segítő ellátásban, a gyermekgondozási segélyben, a gyermekgondozási díjban, a gyermeknevelési támogatásban, a gyermekek otthongondozási díjában és az ápolási díjban részesülő személyek esetében a segélyt, a támogatást, illetve a díjat folyósító szerv,

6. *  a kincstár számfejtési körében a helyi önkormányzatok nettó finanszírozásának hatálya alá tartozó munkáltatók esetében a járulék megállapításával, bevallásával, megfizetésével, a nyilvántartással és adatszolgáltatással, valamint a biztosítottak bejelentésével összefüggő, az e törvényben és az az adóigazgatási rendtartásról szóló törvényben (a továbbiakban: Air.), az adózás rendjéről szóló törvényben (a továbbiakban: Art.), ezek végrehatására szolgáló rendeletben, valamint az adóhatóság által foganatosítandó végrehajtási eljárásokról szóló törvényben (a továbbiakban: Avt.) előírt kötelezettségek tekintetében a kincstár,

7. *  a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) XVI. fejezete szerinti munkavégzés esetén - ha jogszabály másként nem rendelkezik - a kölcsönbeadó,

8. *  több munkáltatóval létesített munkaviszony (Mt. 195. §) esetén az Art.-ben meghatározott munkáltató,

9. *  a rendvédelmi egészségkárosodási keresetkiegészítésben vagy rendvédelmi egészségkárosodási járadékban részesülő személy esetében a rendvédelmi feladatokat ellátó szerv, valamint a honvédelmi egészségkárosodási keresetkiegészítésben vagy honvédelmi egészségkárosodási járadékban részesülő személy esetében az ellátást megállapító honvédségi szervezet vagy a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat,

10. *  a szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló 1993. évi III. törvény szerinti fejlesztési jogviszony keretében fejlesztési foglalkoztatási díjat folyósító fejlesztő foglalkoztatást nyújtó szolgáltató, intézmény.

Amennyiben a nyilvántartásra kötelezett jogutód nélkül megszűnik ezzel egy időben köteles bejelenteni a megőrzésre köteles munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek. Ha arra korábban nem került sor, a bejelentéssel egyidejűleg a nyilvántartásra kötelezett képviselője, illetve a felszámoló, végelszámoló köteles a 2010. január 1-jét megelőző időszakra vonatkozóan adatszolgáltatást teljesíteni.

Az új rendelkezés csak a hatályba lépése után keletkezett öt éven túli megőrzési kötelezettség elmulasztása esetén teremt alapot szankció alkalmazására, a 2018. 12.23-a előtti időszakra nem.