Új rendelet a számláról, nyugtáról
2014. július elsején lépett hatályba a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet. A következő összeállításban ismertetjük az új jogszabály fontosabb előírásait.Melyek között akad ismerős és új rendelkezés egyaránt.
A rendelet hatálya kiterjed
a) a nyomtatvány felhasználásával kibocsátott nyugtára és számlára,
b) a számlázó programmal előállított számlára, és
c) a számítógéppel előállított nyugtára.
Mindezek akkor minősülnek adóigazgatási azonosításra alkalmasnak, ha megfelelnek az NGM rendeletében foglalt előírásoknak.
Az adóigazgatási azonosításra való alkalmasság tekintetében az alábbi esetekre is előírásokat ad a rendelet:
Pénztárgéppel kiállított nyugta adóigazgatási azonosításra való alkalmasságának feltétele, hogy a pénztárgép megfeleljen a pénztárgépek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló pénztárgépek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről, valamint a pénztárgéppel rögzített adatok adóhatóság felé történő szolgáltatásáról szóló rendeletben (a továbbiakban: Pénztárgép rendelet) meghatározott feltételeknek.
Pénztárgéppel kibocsátott számla adóigazgatási azonosításra való alkalmasságának feltétele, hogy
a) a pénztárgép megfeleljen a Pénztárgép rendeletben meghatározott feltételeknek, valamint
b) a pénztárgép számlázófunkciója megfeleljen a rendelet 8. § (1) bekezdés a) pontjában és a 8. § (2)-(5) bekezdésében foglaltaknak.
A taxaméterrel kiállított nyugta adóigazgatásra való alkalmasságának feltétele, hogy a taxaméter megfeleljen a taxaméterek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló taxaméterek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről szóló rendeletben meghatározott feltételeknek.
I. A nyomtatvány felhasználásával kibocsátott számlával, nyugtával szemben követelmény
1) a nyomtatványt nyomdai úton, az alábbi követelmények szerint állítsák elő:
A nyomtatvány az adóhatóság által a nyomtatvány előállítója részére előre kijelölt sorszámtartományban folyamatosan, az adott sorszámtartományba illeszkedő sorszám kihagyás és ismétlés nélküli felhasználásával készüljön
A sorszámtartományt az adóhatóság a nyomtatvány előállítójának írásos kérelmére jelölje ki.
Az adóhatóság a kijelölt sorszámtartományt – a nyomtatvány fajtájának és előállítójának megjelölésével – a kijelöléstől számított 15 napon belül tegye közzé a honlapján
2) a nyomtatvány beszerzője rendelkezzen a beszerzést igazoló olyan alábbi tartalmú számlával, mely
a) az értékesített nyomtatvány megnevezése mellett annak sorszámtartományát is, az első sorszám és az utolsó sorszám megjelölését és
b) a nyomtatvány beszerzőjének adószámát
is tartalmazza.
3) a nyomtatványt a következő módon szigorű számadású nyomtatványként kezeljék
azaz olyan nyilvántartást kell vezetni, amely nyomtatványfajtánként külön-külön tartalmazza:
a) a nyomtatvány sorszámtartományát, az első sorszám és az utolsó sorszám megjelölésével,
b) a nyomtatvány beszerzését igazoló számla sorszámát,
c) a nyomtatvány beszerzésének keltét,
d) a nyomtatvány felhasználásának időtartamát, az első felhasználás keltétől az utolsó felhasználás keltéig,
e) a nyomtatvány kiselejtezésének keltét.
II. A számlázó programmal szembeni követelmény
A rendelet alkalmazásában számlázó program: számla kibocsátására alkalmas számítástechnikai program, programfunkció, programmodul, ideértve az online számlázó rendszereket is;
A számlázó programmal szemben követelmény, hogy
1) a számlázó program – a 3. pontban meghatározott kivételekkel – kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást biztosítson, és
2) a számlázó programot az alábbiak szerint bejelentsék: Az adóalany köteles az általa használt számlázó program
a) nevét, azonosítóját;
b) fejlesztőjének nevét, és – ha van – adószámát;
c) értékesítőjének, rendelkezésre bocsátójának nevét, adószámát;
d) beszerzésének, használata megkezdésének vagy – saját fejlesztésű program használata esetén – a rendeltetésszerű használatbavételének időpontját
a d) pont szerinti időpontot követő 30 napon belül az adóhatósághoz, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenteni.
A használatból való kivonás esetén a fenti adatokat valamint a használatból történő kivonásának időpontját kell a program használatból történő kivonását követő 30 napon belül az adóhatósághoz, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenteni.
Az online számlázó rendszert használók a használatbavételt követő 30 napon belül az adóhatósághoz az erre a célra kialakított nyomtatványon teendő bejelentésének tartalmaznia kell:
a számlázó program
a) nevét, azonosítóját;
b) fejlesztőjének nevét, és – ha van – adószámát;
c) értékesítőjének, rendelkezésre bocsátójának nevét, adószámát;
beszerzésének, használata megkezdésének vagy – saját fejlesztésű program használata esetén – a rendeltetésszerű használatbavételének időpontját
a használatból történő kivonásról is bejelentést kell tenni a fenti módon 30 napon belül, ennek tartalma a használat megkezdéséről szóló bejelentéstől csak annyiban tér el, hogy meg kell jelölni a használatból történő kivonás időpontját is.
FIGYELEM!!!! A bejelentési kötelezettségre vonatkozó szabályok 2014. október 1-én lépnek hatályba.
3)Az alábbi esetekben nem kell betartani a kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást
a) a számlázó programnak az adóalany nem magyarországi adószámán történő számla kibocsátásához a belfölditől elkülönített sorszámtartományt kell biztosítania.
b) a csoportos adóalanyiságban részt vevő tagok belső, egymás közötti kapcsolataiban a számlának nem minősülő egyéb számviteli bizonylat kibocsátása, és
c) a csoportos adóalanyiságban részt vevő tagok külső, harmadik személlyel szembeni kapcsolataiban a számla kibocsátása
azonos sorszámtartományon belül történik.
d) A sorszámozás folyamatossága nem sérül akkor sem, ha a számla, az Áfa tv. 165. § (1) bekezdés a) pontjában meghatározott, valamint egyéb, az Áfa tv. tárgyi hatálya alá nem tartozó ügyletről kibocsátott számviteli bizonylat kibocsátása azonos sorszámtartományon belül történik.
e) ha a program egyaránt alkalmas számla és nyugta előállítására, számla és nyugta kibocsátása elkülönített sorszámtartományon is történhet.
A számlázó program értékesítésekor, rendelkezésre bocsátásakor az értékesítő, rendelkezésre bocsátó köteles a vevő, felhasználó részére átadni vagy egyéb módon rendelkezésére bocsátani a számlázó program fejlesztője által készített, magyar nyelvű felhasználói dokumentációt, valamint tájékoztatnia kell a vevőt, felhasználót a számlázó program nevéről és azonosítójáról.
A számlázó programot használó adóalany dokumentációt, valamint kiegészítéseit, módosításait az ezen számlázó programmal kibocsátott számlában áthárított adó megállapításához való jog elévüléséig köteles megőrizni. Az adóalany ezen megőrzési kötelezettségének elektronikusan is eleget tehet.
Figyelem! A dokumentáció megőrzési kötelezettség a számlázó programmal lészített utolsó, áthárított adót tartalmazó számlához kapcsolódó adómegállapítási jog elévüléséig tart.
III. Számítógéppel előállított nyugtával szembeni követelmények
Ez esetben is alapkövetelmény, hogy a program a nyugták sorszámozását kihagyás és ismétlés nélkül biztosítsa. A nyugta készítő programhoz is mellékelni kell annak magyar nyelvű felhasználói dokumentációját, melynek tartalmaznia kell a program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást és a program valamennyi funkciójának ismertetését. A program kizárólag a dokumentációban szereplő funkciókat hajthatja végre. A program használójának dokumentációt az ezen programmal kibocsátott nyugta kibocsátását magában foglaló évtől számított ötödik év végéig meg kel őriznie. Az adóalany ezen megőrzési kötelezettségének elektronikusan is eleget tehet.
A számlázó programmal előállított és papírra nyomtatott számla, valamint a számítógéppel előállított és papírra nyomtatott nyugta kibocsátónál maradó példánya – papírra nyomtatás helyett – elektronikus adatállományként is megőrizhető, feltéve, hogy a megőrzés a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet rendelkezései szerint, annak 3. § a) vagy b) pontjában meghatározott mód valamelyikeként történik.
Minden további magyarázat helyett ide másoljuk a hivatkozások hivatkozásait.
114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet
a digitális archiválás szabályairól
3. § A megőrzés az alábbi módokon végezhető, amennyiben ennek során teljesítik a 2. §-ban foglalt követelményeket:
a) az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben (a továbbiakban: Eat.) meghatározott legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum 4. § szerinti megőrzésével,
b) az 5. §-ban meghatározott zárt rendszer alkalmazásával,
5. § (1) Amennyiben az elektronikus dokumentumot nem látták el legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással, vagy az elektronikus adatcsere rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus dokumentum megőrzése nem a 6. § szerint történik, akkor az elektronikus dokumentum megőrzésére olyan rendszer használható, amelyről akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány igazolja, hogy megfelel a 2. § (1) bekezdésében foglalt követelményeknek (megőrzés zárt rendszer alkalmazásával).
(2) Az akkreditált tanúsító szervezet az (1) bekezdés szerinti tanúsítványt külső, független vizsgáló laboratórium által kiadott értékelési jelentés alapul vételével, valamely – informatikai termékek és rendszerek technológiai biztonsági értékelési követelményeit tartalmazó – szabvány vagy nyilvános műszaki követelményrendszer előírásainak való megfelelés alapján állítja ki.
2001. évi XXXV. törvény
az elektronikus aláírásról
Az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum, illetve az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatások jogkövetkezményei
4. § (1) Ha jogszabály a 3. § (2)-(4) bekezdésében foglaltakon kívüli jogviszonyban írásba foglalást ír elő, e követelménynek eleget tesz az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumba foglalás is, ha az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumot fokozott biztonságú elektronikus aláírással írják alá.
(2) Ha az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumon minősített elektronikus aláírás szerepel és az aláírás ellenőrzésének eredményéből más nem következik, vélelmezni kell, hogy a dokumentum tartalma az aláírás óta nem változott.
(3) A fokozott biztonságú, illetve minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum kinyomtatott változatához nem fűződnek az ugyanezen dokumentum elektronikus változatának bizonyító ereje tekintetében előírt szabályok.
(4) Amennyiben az elektronikus aláírási termék rendelkezik az informatikáért felelős miniszter által kijelölt, illetve a laboratóriumok, a tanúsító és ellenőrző szervezetek akkreditálásáról szóló 1995. évi XXIX. törvény szerinti szakmai akkreditáló bizottságok által akkreditált és tanúsításra jogosult szervezetek, illetőleg a 7. § (3) bekezdése szerinti tanúsító szervezet által kiadott igazolással, az ellenkező bizonyításáig vélelmezni kell, hogy az elektronikus aláírási termék biztonságos, továbbá megfelel az igazolásban megjelölt egyéb követelményeknek.
(5) Amennyiben az aláírás-létrehozó adatot olyan szolgáltató helyezte el az aláírás-létrehozó eszközön, amely az adat elhelyezésekor e szolgáltatás tekintetében a szolgáltatók nyilvántartásában minősítettként szerepelt, az ellenkező bizonyításig vélelmezni kell, hogy az aláírás-létrehozó adat kizárólag a szolgáltatást igénybe vevő birtokában van.
(6) Amennyiben az időbélyegzést olyan szolgáltató végezte, amely az időbélyegzéskor e szolgáltatás tekintetében a szolgáltatók nyilvántartásában minősítettként szerepelt és az időbélyegző ellenőrzésének eredményéből más nem következik, az ellenkező bizonyításáig vélelmezni kell, hogy a dokumentumban foglalt adatok az időbélyegző elhelyezése óta változatlan formában léteztek.
(7) Ha az elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentum archiválását olyan szolgáltató végzi, amely e szolgáltatás tekintetében a szolgáltatók nyilvántartásában minősített szolgáltatóként szerepel, az ellenkező bizonyításáig vélelmezni kell, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett elektronikus aláírás vagy időbélyegző, illetve az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az aláírás és időbélyegző elhelyezésének időpontjában érvényes volt.
(8) Ha a papíralapú dokumentumról külön jogszabályban meghatározott módon elektronikus másolatot készítenek, a másolatot tartalmazó elektronikus dokumentumhoz is fűződnek a papíralapú dokumentumhoz jogszabály által fűzött joghatások.
(9) Törvény – a 3. § (2) és (7)-(8) bekezdésének keretein belül – az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz, illetve az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatásokhoz további jogkövetkezményt fűzhet.