Üzleti ellenőrzési eljárás

üzleti ellenőrzési eljárás, számla eredetének hitellessége, számla adattartalmának sértetlensége, számla olvashatósága

Az áfa levonási jog gyakorlásának törvényben meghatározott feltétele, hogy az adóalany rendelkezzen a jogszabályban előírt követelményeknek megfelelő számlával. E követelmények meglétét már a levonási jogot gyakorolni kívánó adóalanynak is ellenőriznie kell egy un. üzleti ellenőrzési eljárás keretében.  

Az üzleti ellenőrzési eljárásról az áfa törvény 168/A § (2) bekezdése rendelkezik, mint olyan eljárásról, mely a számlával szemben támasztott jogszabályi követelmények megvalósulását hivatott ellenőrizni.

áfa törvény 168/A § 

168/A. § *  (1) A számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.

(2) Az (1) bekezdésben említett követelménynek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít.

Az üzleti ellenőrzési eljárás az adóhatóság értelmezése szerint egy  olyan eljárás, melyet a számlabefogadó adóalany az üzleti életben szokásosan a számlának a saját pénzügyi kötelezettségével történő összevetése érdekében, azaz annak biztosítására alkalmaz, hogy ténylegesen csak azokat a számlákat egyenlítse ki, amelyek tartalmilag megfelelnek a teljesített ügyletnek. Az ilyen típusú üzleti ellenőrzési eljárás fontos aspektusa, hogy a számlát az üzleti és számviteli folyamaton belül ellenőrzik, nem pedig független önálló dokumentumként kezelik.

Az üzleti ellenőrzési eljárást a gazdálkodásának sajátosságaihoz igazodóan az adóalany maga alakítja ki, módszerét maga választja meg, azonban annak alapvetően végig kell kísérnie az egész ügyletet, a számlakibocsátóval való kapcsolatfelvételtől, a megrendeléstől, a teljesítésen át a pénzügyi rendezésig. 

A lefolytatott üzleti ellenőrzési eljárással ellenőrizhető kapcsolatot (nyomvonalat) kell létrehozni a számla és az alapjául szolgáló ügylet között annak érdekében, hogy lehetővé váljon annak ellenőrzése, hogy a számla tükrözi-e a létrejött termékbeszerzést vagy igénybe vett szolgáltatást. Ez a kapcsolat akkor megbízható, ha az igazoló dokumentumok és a feldolgozott tranzakciók közötti kapcsolat könnyen követhető és tükrözi a ténylegesen bekövetkezett folyamatokat. Az eljárás eredményeként az adólevonási jogot érvényesítő adóalanynál a gazdasági eseményt nem kizárólag az általa befogadott számla dokumentálja, a számla általában csupán egyetlen dokumentum az egyazon tranzakcióhoz kapcsolódó és azt dokumentáló több dokumentum közül (például megrendelés, szerződés, fuvarokmány, bankkivonat, fizetési felszólítás, stb.).

A számlával szemben támasztott követelmények az  Áfa tv. 168/A. § (1) bekezdése alapján úgy határozhatók meg, hogy  a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.

Az „eredet hitelessége” a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó, illetve a számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti. A számlabefogadó esetében ez annak igazolását jelenti, hogy a számla tényleg az azon kibocsátóként feltüntetett féltől származik, valamint, hogy ez az a személy, aki a számlán feltüntetett termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást teljesítette [Áfa tv. 259. § 6/A. pont]

Áfa tv. 259. § 6/A. pont
259.§ 6/A. *  eredet hitelessége: a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó vagy a számlát kibocsátó azonosságának biztosítása;

Az „adattartalom sértetlensége” azt jelenti, hogy a számlának az Áfa tv. szerinti tartalmát nem változtatták meg a kibocsátást követően, illetve a számla egyes formái közötti konvertálás során sem [Áfa tv. 259. § 1/A. pont].

Áfa tv. 259. § 1/A. pont
259.§ 1/A. *  adattartalom sértetlensége: a számlának a törvényben előírt adattartalmát nem változtatták meg;

A számla „olvashatósága” pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat, illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie.